Hoe fraudegevoelig is uw bedrijf?

De Kamer van Koophandel geeft tips voor het voorkomen of het op tijd signaleren van fraude, hetzij van buitenaf, hetzij door medewerkers zelf. Wist u dat grotere bedrijven verplicht zijn een klokkeluidersregeling beschikbaar te hebben?

Niemand wil slachtoffer worden van diefstal, spookfacturen of fraude door medewerkers. U verkleint de kans op fraude door alert te zijn en het onderwerp met uw personeel te bespreken. Om te beginnen met het opstellen en gebruiken van huishoudelijk reglement.

Hierin kunt u samen met uw medewerkers bepalen hoe jullie met elkaar omgaan en wat jullie doen als er een vermoeden is van fraude. Maak daarin ook duidelijk hoe u aankijkt tegen poging tot acquisitiefraude of cybercrime in uw bedrijf. Laat het huishoudelijk reglement ondertekenen bij indiensttreding. En geef zelf altijd het goede voorbeeld.

Verleiding voorkomen

Bekijk uw bedrijfsprocessen eens door de ogen van een medewerker. Zijn er veel verleidingen om de fout in te gaan? Het kan zijn dat u veel spullen onbeheerd laat liggen in uw magazijn, nooit een ziekmelding controleert of geen duidelijke afspraken over een concurrentiebeding heeft gemaakt. Maak duidelijk wat u verwacht van uw personeel.

Openstaan voor melding van fraude

Betrokken medewerkers zijn minder snel geneigd om over de schreef te gaan. U kent niet altijd de oorzaak van fraude en u kunt ook niet alles zien. Onderling vertrouwen is nodig om u te helpen bij het opsporen en voorkomen van fraude. Wacht niet totdat het te laat is, maar stel u open op en wees bereikbaar als iemand een vermoeden of verdenking wil delen.

Bespreek regelmatig de spelregels en/of het huishoudelijk reglement. Bedrijven met meer dan 50 medewerkers zijn overigens zelfs verplicht een klokkenluidersregeling beschikbaar te hebben voor alle medewerkers.

Opvallend gedrag bij fraude

Dat uw personeel fraudeert, heeft een oorzaak. Persoonlijke omstandigheden van een medewerker, zoals geldproblemen of groepsdruk, kunnen aanleiding zijn tot fraude. Het kan ook zijn dat u te maken heeft met rancunes; er zijn conflicten of het vertrouwen in het bedrijf is weg. Werknemers die frauduleus handelen, zijn niet gemakkelijk te traceren. Er zijn wel signalen, zoals:

• Smoezen verzinnen of plotseling vertrek van een medewerker zonder specifieke reden;
• Iemand is er altijd als eerste en gaat als laatste weg;
• Opvallend vaste patronen in pauzes;
• Niet houden aan regels en procedures;
• Een levensstijl van een medewerker die niet overeenkomt met zijn inkomen;
• Bewust werken zonder collega’s die mee kunnen kijken, of altijd met dezelfde collega;
• Veelvuldig onduidelijkheden in de urendeclaraties, administratie of activiteiten of juist nooit een fout;
• Verstopte goederen in de personeelsruimte of kluisjes.

Het Centrum voor Criminaliteitsbestijding en Veiligheid (CCV) heeft nog meer signalen op een rij gezet.

Tot hoever mag controle gaan?

Controle van uw personeel is niet verboden. Maar u moet daarbij wel rekening houden met de privacy van uw werknemers. U mag daarom uw personeel niet zomaar de hele dag volgen en u moet voldoen aan de Wet bescherming persoonsgegevens.