Aandachtspunten bij het inschakelen van buitenlandse werknemers

Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van een BSN nummer, het giraal overmaken van het salaris, het toepassen van de cafetariaregeling, het afsluiten van een zorgverzekering  en huisvesting.

Aanvragen BSN-nummer

Inschrijven bij de Basisregistratie Personen (BRP) is verplicht wanneer een medewerker langer dan 4 maanden in Nederland werkzaam is. Gaat het om een buitenlandse werknemer die niet langer dan 4 maanden in Nederland blijft (niet-ingezetene) en heeft hij nog geen Burgerservicenummer (BSN)? Dan dient hij zich in te schrijven in de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI). Sinds 6 januari 2014 kunnen niet-ingezetenen zich inschrijven in de RNI bij inschrijfvoorzieningen bij 18 gemeenten in Nederland. Dit zijn Alkmaar, Almelo, Amsterdam, Breda, Den Haag, Doetinchem, Eindhoven, Groningen, Goes, Heerlen, Leeuwarden, Leiden, Nijmegen, Rotterdam, Terneuzen, Utrecht, Venlo en Zwolle. Arbeidsmigranten moeten zich voor inschrijving in persoon melden met een geldig legitimatiebewijs. Zij moeten ook hun woonadres in het land van herkomst aanleveren.

Bij inschrijving aan het loket ontvangen niet-ingezetenen direct hun toegekende Burgerservicenummer (BSN) en een afschrift van de opgenomen persoonsgegevens. De inschrijving is gratis. Het is ook mogelijk om als werkgever met een groep buitenlandse werknemers tegelijk naar het kantoor te gaan. Het maken van een afspraak is dan verplicht. Het is gewenst om zo snel mogelijk een afspraak te maken bij een inschrijfvoorziening zodat u snel in het bezit bent van het BSN nummer van uw werknemers. Wanneer u de arbeidsmigranten bijvoorbeeld inzet als piekarbeider moet u hen namelijk binnen vijf werkdagen na de start van het dienstverband hebben aangemeld. Aanmelden kan alleen met een BSN. Gebeurd de aanmelding niet binnen vijf werkdagen dan vervalt het recht op de Colland premievrijstellingen.

Salaris giraal overmaken

Sinds 1 januari 2016 is het, door de invoering van de Wet Aanpak Schijnconstructies, verplicht om minimaal het wettelijk minimumloon (WML) op basis van 38 uur per week giraal uit te betalen aan al uw werknemers.

U mag het loon van de buitenlandse werknemer overmaken naar een buitenlandse betaalrekening. Alleen deze werknemers zullen dit soms liever niet willen, omdat ze dan bijvoorbeeld hoge transactiekosten moeten betalen als ze in Nederland geld opnemen of te maken krijgen met een wisselkoers. Arbeidsmigranten kunnen ook een Nederlandse bankrekening openen. In de praktijk blijkt echter dat niet alle banken zondermeer een rekening willen openen voor een arbeidsmigrant. Een van de weinige banken die wel bankrekeningen opent voor arbeidsmigranten is de ING bank. Bij deze bank kunnen arbeidsmigranten snel en eenvoudig een rekening openen. Tevens heeft ING een Poolse handleiding beschikbaar.

Bij het giraal overmaken van het salaris geldt dat het controleerbaar moet zijn of het loon daadwerkelijk is uitbetaald aan de werknemer. In dit kader is het storten op een gezamenlijke rekening van meerdere werknemers alleen mogelijk als het om een zogenaamde en/of rekening gaat die op naam van alle betrokken werknemers staat. Er mogen nog steeds voorschotten op het loon worden gegeven die later worden ingehouden. Als dit een voorschot is op de uitbetaling 38 uur tegen het WML, dan moet ook het voorschot giraal worden overgemaakt. Daarnaast moet het uitbetalen van een voorschot schriftelijk worden overeengekomen. De verplichting van het giraal betalen geldt alleen voor het WML. Dus de overuren mogen nog wel contant betaald worden. Voor de uren boven de 38 geldt dat werkgever en werknemer zelf kunnen afspreken op welke manier dit wordt betaald.

Besparen op loonkosten met cafetariaregeling

LTO heeft met de Belastingdienst afspraken gemaakt om de extra kosten van buitenlandse werknemers die tijdelijk in Nederland werken fiscaal gunstig te verrekenen met hun overuren. Het gaat dan om reiskosten tussen het land van herkomst en Nederland, de huisvestingskosten en de extra kosten voor levensonderhoud. Voor u als werkgever pakt dit ook financieel gunstig uit, want u bespaart op de werkgeverslasten over de overuren. Grofweg levert dit een kostenbesparing op van 6-10% op alle gewerkte uren van de werknemer. De werknemer zelf hoeft geen werknemerslasten en loonheffing te betalen over de uitgeruilde overuren waardoor hij netto meer loon overhoudt (10-15% extra). Hij bouwt wel lagere sociale rechten op, maar in de praktijk vinden de meeste seizoenarbeiders dit geen nadeel.

U mag gebruik maken van deze afspraken wanneer u lid bent van LTO of een aangesloten vaktechnische organisatie zoals Glaskracht of NFO. De seizoenarbeider mag niet langer dan 9 maanden in dienst zijn en de afspraken moeten worden vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. U vindt alle spelregels en voorbeeldarbeidsovereenkomsten op www.werkgeverslijn.nl.

Nederlandse zorgverzekering verplicht

Iedereen die in Nederland werkt of woont is verplicht een Nederlandse zorgverzekering af te sluiten.

Dit geldt dus ook voor een (tijdelijke) buitenlandse seizoensarbeider. Óók wanneer ze een andere verzekering (bijvoorbeeld een Europese of reisverzekering) hebben afgesloten, die zorgkosten in Nederland vergoed.

Naast de wettelijke zorgverzekeringsplicht is het in het kader van goed werkgeverschap ook verstandig om een zorgverzekering af te sluiten voor de buitenlandse werknemers omdat in Nederland de kosten van zorg meestal veel hoger zijn dan in het woonland van de werknemer. En zorgkosten zijn veel eerder gemaakt dan men denkt. Niet alleen bij een bedrijfsongeval, maar de werknemer kan ook buiten werktijd een hartaanval krijgen of zijn been breken. De praktijk leert dat bij een onverzekerde werknemer, de (financiële) ongemakken vaak ‘op het bord’ van de werkgever terecht komen.

Wanneer een  buitenlandse werknemer geen Nederlandse zorgverzekering afsluit maakt hij kans op een wettelijke boete van het Zorginstituut Nederland. De hoogte van deze boete is € 332,25. De werknemer moet vervolgens binnen drie maanden alsnog een Nederlandse zorgverzekering afsluiten. Doet de werknemer dit niet dan krijgt hij een tweede boete van € 332,25. Daarna volgt een loonbeslag. Voorkom boetes en sluit via LTO Seizoenarbeid een zorgverzekering voor uw buitenlandse werknemer af. Kijk voor meer informatie op www.ltoseizoenarbeid.nl.

Huisvesting

Arbeidsmigranten kunnen op verschillende manieren gehuisvest worden, bijvoorbeeld in een reguliere woning, in wooneenheden of op het eigen erf. Welke vorm het meest geschikt is, is afhankelijk van de wens van de arbeidsmigrant, de beschikbaarheid, het aantal arbeidsmigranten in de gemeente en het aantal maanden per jaar dat ondernemers arbeidsmigranten nodig hebben. Bij alle vormen van huisvesting is toezicht en kwaliteit van de huisvesting een belangrijk aandachtspunt.

Vanzelfsprekend moet de huisvesting zelf, het sanitair, de kookgelegenheid, de verwarming en de brandveiligheid minimaal volgens wettelijke en gemeentelijke regels zijn. De Inspectie SWZ stelt dat de werkgever maximaal 20% van het bruto wettelijk minimum(jeugd)loon mag verrekenen voor huisvesting, inclusief gas, water en licht. Bij een fulltime dienstverband komt dit op ongeveer € 70 per week.

In het algemeen is het vinden van huisvestingslocaties de taak van de werkgever, de mogelijkheden worden bepaald door de gemeente. In het bestemmingsplan staat geformuleerd of huisvesting van

arbeidsmigranten is toegestaan en onder welke voorwaarden. Voordat de tijdelijke huisvesting gerealiseerd kan worden, is het noodzakelijk dat de gemeente toestemming geeft.

Via de Werkgeverslijn kunt u zich inschrijven voor een gratis nieuwsbrief over huisvesting. In deze nieuwsbrief leest u meer over actuele onderwerpen en ontwikkelingen maar ook ervaringsverhalen van collega ondernemers in de agrarische sector. Stuur een e-mail naar info@werkgeverslijn.nl om u aan te melden voor deze nieuwsbrief.