Audits gaan gewoon door, maar op afstand

Telers die meedoen aan keurmerken kunnen die verliezen als ze niet op tijd worden geaudit. Dat moet nu op afstand.

Certificerende instellingen voor keurmerken als PlanetProof, GlobalGap, BRC of het Agrarisch Keurmerk Flexwonen komen vanwege het coronavirus niet op de bedrijven langs voor fysieke audits. Dat laatste keurmerk werd vorig jaar door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid toegestaan op voorwaarde dat dit jaar de certificering op gang zou komen. Daarvoor zijn drie certificerende instellingen in de weer, die allemaal ook voor GlobalGap komen controleren. Met die instellingen kan alsnog een afspraak worden gemaakt voor een audit op afstand via een beeldverbinding.

Filmend met de mobiele telefoon kan dan de situatie ter plekke door een auditeur worden bekeken. Ook een zogeheten self-audit, de teler loopt zelf de eisen in het certificatieschema langs en geeft aan hoe hij daaraan voldoet, maakt deel uit van zo’n audit op afstand.

‘Meer dan tachtig audits’

Een soortgelijke werkwijze wordt gehanteerd door bijvoorbeeld MPS-Ecas, dat certificeert voor onder meer QS, ISO 9001, Hygiënecode en Groen Label Kas. “We hebben afgelopen week al meer dan tachtig audits in binnen- en buitenland op afstand gedaan”, zegt Remco Landsmeer, manager operations bij MPS-Ecas. “Het werken met digitale hulpmiddelen, zoals Skype, om optimaal te communiceren met onze klanten, verliep erg goed”.

Documenten klaar op pc

Behalve Skype noemt MPS-Ecas ook FaceTime en WhatsApp als geschikte beeldverbindingen. Om de audit zo soepel mogelijk te laten verlopen, is het zaak alle formulieren en registraties klaar te hebben staan op de computer om die desgevraagd aan de auditeur te kunnen laten zien. Als ook documenten die in uw dossier worden opgenomen per e-mail moeten worden verzonden, dan wordt dat door de auditeur expliciet overlegd.

Pas op met annuleren

Aangezien er de mogelijkheid is om audits op afstand door te kunnen laten gaan, is het niet de bedoeling audits te annuleren. Het verzetten van een audit kan betekenen dat een certificaat in de tussentijd verloopt.